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TRACKEASYREVEAL

Datenverarbeitungsvertrag

 

 

Auftrag gemäß § 11 BDSG

Vereinbarung

zwischen dem

Kunden
- nachstehend Auftraggeber genannt -

und der

TrackEasy GmbH, Märkisches Ufer 28, 10179 Berlin
- nachstehend Auftragnehmer genannt -

 
 
1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

Gegenstand des Auftrags

Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem Bestellformular für Leistungen und den dort in Bezug genommenen Dokumenten, auf die hier verwiesen wird (im Folgenden Leistungsvereinbarung).

Dauer des Auftrags

Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung.

 

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten
Umfang, Art und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret beschrieben in der Leistungsvereinbarung und beziehen insbesondere die folgenden Aufgaben mit ein:

·        Sammlung und Speicherung von Fahrzeuginformationen (wie definiert in den Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers) mittels Installationen in den Fahrzeugen des Auftraggebers; diese können auch Informationen mit Bezug auf die Fahrer und anderen Insassen der Fahrzeuge enthalten.

·        Zugänglichmachung dieser Informationen an den Auftraggeber für dessen Geschäftszwecke, wie näher beschrieben in den Geschäftsdokumenten des Auftragnehmers.

 

 

Die Verarbeitung personenbezogener Daten findet entweder innerhalb der Europäischen Union statt, oder auf Basis einer zwischen dem Auftraggeber, dem Auftragnehmer und dem Drittstaatenverarbeiter abgeschlossenen Vereinbarung auf Basis der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission über den Transfer von personenbezogenen Daten in Drittstaaten außerhalb der EU. Der Auftraggeber ermächtigt hiermit den Auftragnehmer, eine solche Vereinbarung in seinem Namen abzuschließen sowie ihr im eigenen Namen und unter Freistellung vom Verbot des Insichgeschäfts nach § 181 BGB beizutreten. Der Auftragnehmer wird die Kontrollrechte nach den Standardvertragsklauseln im Namen des Auftraggebers wahrnehmen, um auf diese Weise die Einhaltung der Vorgaben sowohl der Standardvertragsklauseln als auch des anwendbaren Datenschutzrechts zu gewährleisten.

Art der Daten

Die Art der verwendeten personenbezogenen Daten besteht aus Fahrzeugdaten, wie beschreiben in den Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers (Ziffer 9.1) sowie zusätzlichen Informationen, die der Kunde in Verbindung mit den Fahrzeugdaten eingeben kann.

Kreis der Betroffenen

Der Kreis der durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Auftrags Betroffenen umfasst die Fahrer und sonstigen Insassen der Fahrzeuge, über die Fahrzeugdaten gesammelt, verarbeitet und zugänglich gemacht werden.

 

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung / ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um nicht auftragsspezifische Maßnahmen hinsichtlich der Organisationskontrolle, Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle sowie des Trennungsgebots (vgl. Anlage). 

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. Der Auftragnehmer hat auf Anforderung die Angaben nach § 4g Abs. 2 Satz 1 BDSG dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen.

 

4. Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten

Der Auftragnehmer hat nur nach Weisung des Auftraggebers die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

 

5. Kontrollen und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags nach § 11 Abs. 4 BDSG folgende Pflichten:

_  Schriftliche Bestellung – soweit gesetzlich vorgeschrieben – eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß §§ 4f, 4g BDSG ausüben kann. Dessen Kontaktdaten werden dem Auftraggeber zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt.

_  Die Wahrung des Datengeheimnisses entsprechend § 5 BDSG. Alle Personen, die auftragsgemäß auf personenbezogene Daten des Auftraggebers zugreifen können, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet und über die sich aus diesem Auftrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehrt werden.

_  Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechend § 9 BDSG und Anlage.

_  Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde nach § 38 BDSG. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde nach §§ 43, 44 BDSG beim Auftragnehmer ermittelt.

_  Die Durchführung der Auftragskontrolle mittels regelmäßiger Prüfungen durch den Auftragnehmer im Hinblick auf die Vertragsausführung bzw. -erfüllung, insbesondere Einhaltung und ggf. notwendige Anpassung von Regelungen und Maßnahmen zur Durchführung des Auftrags.

_  Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber. Hierzu kann der Auftragnehmer auch aktuelle Testate,   Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz) vorlegen.

 

6. Unterauftragsverhältnisse

Soweit bei der Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten des Auftraggebers Unterauftragnehmer einbezogen werden sollen, wird dies genehmigt, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

 

_  Die Einschaltung von Unterauftragnehmern ist gestattet. Ohne schriftliche Zustimmung kann der Auftragnehmer zur Vertragsdurchführung unter Wahrung seiner unter Punkt 5 erläuterten Pflicht zur Auftragskontrolle konzernangehörige Unternehmen sowie im Einzelfall andere Unterauftragnehmer mit der gesetzlich gebotenen Sorgfalt einsetzen.

_  Der Auftragnehmer hat die vertraglichen Vereinbarungen mit dem / den Unterauftragnehmer/n so zu gestalten, dass sie den Datenschutzbestimmungen im Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer entsprechen.

_  Bei der Unterbeauftragung sind dem Auftraggeber Kontroll- und Überprüfungsrechte entsprechend dieser Vereinbarung und des § 11 BDSG i.V.m. Nr. 6 der Anlage zu § 9 BDSG beim Unterauftragnehmer einzuräumen. Dies umfasst auch das Recht des Auftraggebers, vom Auftragnehmer auf schriftliche Anforderung Auskunft über den wesentlichen Vertragsinhalt und die Umsetzung der datenschutzrelevanten Verpflichtungen im Unterauftragsverhältnis, erforderlichenfalls durch Einsicht in die relevanten Vertragsunterlagen, zu erhalten.

Nicht als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung bei der Auftragsdurchführung in Anspruch nimmt. Dazu zählen z.B. Telekommunikationsleistungen, Wartung und Benutzerservice, Reinigungskräfte, Prüfer oder die Entsorgung von Datenträgern. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Schutzes und der Sicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei fremd vergebenen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

 
7. Kontrollrechte des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat das Recht, die in Nr. 6 der Anlage zu § 9 BDSG vorgesehene Auftragskontrolle im Benehmen mit dem Auftragnehmer durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die zur Wahrung seiner Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünfte zu geben und die entsprechenden Nachweise verfügbar zu machen.

Im Hinblick auf die Kontrollverpflichtungen des Auftraggebers nach § 11 Abs. 2 Satz 4 BDSG vor Beginn der Datenverarbeitung und während der Laufzeit des Auftrags stellt der Auftragnehmer sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugen kann. Hierzu weist der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Anfrage die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß § 9 BDSG und der Anlage nach. Dabei kann der Nachweis der Umsetzung solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, auch durch Vorlage eines aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz) erbracht werden.

 

8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer erstattet in allen Fällen dem Auftraggeber eine Meldung, wenn durch ihn oder die bei ihm beschäftigten Personen Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten des Auftraggebers oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen vorgefallen sind.

Es ist bekannt, dass nach § 42a BDSG Informationspflichten im Falle des Abhandenkommens oder der unrechtmäßigen Übermittlung oder Kenntniserlangung von personenbezogenen Daten bestehen können. Deshalb sind solche Vorfälle ohne Ansehen der Verursachung unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen. Dies gilt auch bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufs, bei Verdacht auf sonstige Verletzungen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder anderen Unregelmäßigkeiten beim Umgang mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach § 42a BDSG treffen, hat der Auftragnehmer ihn hierbei zu unterstützen.

 

9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

Der Umgang mit den Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisung des Auftraggebers (vgl. § 11 Abs. 3 Satz 1 BDSG). Der Auftraggeber behält sich im Rahmen der in dieser Vereinbarung getroffenen Auftragsbeschreibung ein umfassendes Weisungsrecht über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung vor, das er durch Einzelweisungen konkretisieren kann. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen und zu dokumentieren. Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen.

Mündliche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder per E-Mail (in Textform) bestätigen. Der Auftragnehmer verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist insbesondere nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien und Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich entsprechend § 11 Abs. 3 Satz 2 BDSG zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

 

10. Löschung von Daten und Rückgabe von Datenträgern

Nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

 

Allgemeine technische und organisatorische
Maßnahmen nach § 9 BDSG und Anlage

1.           Zutrittskontrolle

Ein unbefugter Zutritt ist zu verhindern, wobei der Begriff räumlich zu verstehen ist.

Technische bzw. organisatorische Maßnahmen zur Zutrittskontrolle, insbesondere auch zur Legitimation der Berechtigten:

·        Alle Eingänge zum Gebäude sind nur mit Keykarte zu öffnen

·        Kein physischer Zugang zum Gebäude, Zugriff nur mittels elektronischer Methoden

·        Videoüberwachung, Alarmanlage

 

2.      Zugangskontrolle

Das Eindringen Unbefugter in die DV-Systeme ist zu verhindern.

Technische (Kennwort- / Passwortschutz) und organisatorische (Benutzerstammsatz)      Maßnahmen hinsichtlich der Benutzeridentifikation und Authentifizierung:

·        Kennwortverfahren:

o   Active Directory

o   8 Zeichen Mindestlänge

o   Komplixitätskontrolle

o   Keine Wiederholbarkeit von Passwörtern für die letzten 10 Passwörter

o   Maximale Verwendbarkeit von Passwörtern 120 Tage

o   Automatische Blockierung nach 3 unzureichenden Login-Versuchen

·        Alle Daten innerhalb des Storage Data Network werden im Ruhezustand (at rest) verschlüsselt. Passwörter und andere Daten von hohem Schutzbedarf werden zusätzlich auf Tabellenebene verschlüsselt.

·        Passwörter werden als salted hash gespeichert, wobei SHA1 cypher zum Einsatz kommt.

 

3.      Zugriffskontrolle

Unerlaubte Tätigkeiten in DV-Systemen außerhalb eingeräumter Berechtigungen sind zu verhindern.

Bedarfsorientierte Ausgestaltung des Berechtigungskonzepts und der Zugriffsrechte sowie deren Überwachung und Protokollierung:

·        Zugriffsrechte werden durch das active directory kontrolliert; der Zugriff seitens des Auftragnehmers ist beschränkt auf Datenbank-Administratoren und diejenigen Personen, die zum Zweck der Aufgabenerfüllung auf die Daten zugreifen müssen.

·        Es werden regelmäßig Audits der Zugriffsrechte durchgeführt.

·        Zugriffs-, Änderungs- und Löschrechte können durch den Systemadministrator und DB Writter durchgeführt werden. Zugriffe erfolgen nur zum Zweck der Erfüllung des Auftrags des Kunden oder zur Unterstützung der Funktionsfähigkeit des Systems.

 

4.      Weitergabekontrolle

Aspekte der Weitergabe personenbezogener Daten sind zu regeln: Elektronische Übertragung, Datentransport, Übermittlungskontrolle ...

Maßnahmen bei Transport, Übertragung und Übermittlung oder Speicherung auf Datenträger (manuell oder elektronisch) sowie bei der nachträglichen Überprüfung:

·        Alle Übertragungen von Daten zwischen geografisch getrennten Netzwerken erfolgen mittels VPN tunneling.

·        Alle Zutritte zu und von Netzwerken des Auftragnehmers werden durch den VPN-Firewall aufgezeichnet. Alle Datenspeichereinrichtungen loggen und überwachen die durchgeführte Aktivität mittels fortgeschrittenem IDS monitoring, und alle geloggten Aktivitäten werden täglich geprüft.

·        Keine Daten, die als geheim oder vertraulich eingestuft sind, dürfen außerhalb der Organisation des Auftragnehmers übertragen werden, es sei denn aufgrund ausdrücklicher Erlaubnis des Produkt-Sicherheitsteams und der Rechtsabteilung.

 

5.      Eingabekontrolle

Die Nachvollziehbarkeit bzw. Dokumentation der Datenverwaltung und -pflege ist zu gewährleisten.

Maßnahmen zur nachträglichen Überprüfung, ob und von wem Daten eingegeben, verändert oder entfernt (gelöscht) worden sind:

·        Überwachung eines Großteils der Schlüssel-Metadaten, so dass die Sichtbarkeit aller Änderungen von solchen Daten erkennbar wird

·        Wo anwendbar, erfolgt dies auch über Zugriffstabellen, z.B. Logging Core.

 

 

6.         Auftragskontrolle

Die weisungsgemäße Auftragsdatenverarbeitung ist zu gewährleisten.

Maßnahmen (technisch / organisatorisch) zur Abgrenzung der Kompetenzen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer:

·        Die anwendbaren Verträge trennen deutlich zwischen den Zuständigkeiten von Auftraggeber und Auftragnehmer

·        Der Auftragnehmer wird mittels dieses Auftragsdatenverarbeitungsvertrags instruiert.

 

 

7.      Verfügbarkeitskontrolle

Die Daten sind gegen zufällige Zerstörung oder Verlust zu schützen.

Maßnahmen zur Datensicherung (physikalisch / logisch):

 

·        Unternehmens-Backuplösung

·        Policies zur Datenspeicherung und zur Erstellung von Backups

·        Volle Backups erfolgen wöchentlich, Teil-Backups jeweils über Nacht und zusätzlich wo angemessen auch in häufigeren Intervallen.

·        Festplatten werden mittels RAID gespiegelt

·        Ununterbrechbare Stromversorgung

 

 

8.         Trennungskontrolle

Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, sind auch getrennt zu verarbeiten.

Maßnahmen zur getrennten Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Löschung, Übermittlung) von Daten mit unterschiedlichen Zwecken:

 

·        Der Auftragnehmer trennt zwischen drei Systemen:

o   Produktion (nur Produktionssysteme und –aktivitäten)

o   Erprobung (dient zum Testen und primär zum Vorführen von Änderungen)

o   Test/Performance (Umgebung dient der Entwicklung und Erprobung von Änderungen vor dem Release)